Osoby prawne i spółki nieposiadające osobowości prawnej
Co TUW „TUW” rozumie pod pojęciem reklamacji?
Jako reklamację traktuje się wystąpienie skierowane do TUW „TUW”, wyrażające zastrzeżenia dotyczące:
- usług świadczonych przez TUW „TUW”,
- działalności TUW „TUW”.
Komu przysługuje prawo złożenia reklamacji?
Osobie prawnej i spółce nieposiadającej osobowości prawnej będącej:
- Ubezpieczającym;
- Ubezpieczonym;
- Poszukującym ochrony ubezpieczeniowej;
- Zleceniodawcą gwarancji ubezpieczeniowej
- Odbiorcą oferty marketingowej.
W jakim terminie można składać reklamację?
Złożenie reklamacji niezwłocznie po powzięciu zastrzeżeń ułatwi i przyspieszy jej rozpatrzenie przez TUW „TUW”.
Jakie informacje powinna zawierać reklamacja?
W celu właściwego rozpatrzenia zgłoszonej reklamacji niezbędne są informacje umożliwiające jednoznaczną identyfikację sprawy.
Składana reklamacja powinna zawierać co najmniej niżej podane informacje:
- imię i nazwisko osoby/ nazwę firmy składającej,
- NIP/KRS,
- adres zamieszkania/ siedziby firmy,
- nr polisy, nr szkody lub nr regresu,
- nr telefonu/ adres e-mail,
- opis przedmiotu reklamacji.
Forma złożenia reklamacji i forma potwierdzenia jej wpływu:
- Reklamację można składać w formie pisemnej. Pod tym pojęciem rozumie się podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Klienta pismo dostarczone do dowolnej jednostki Towarzystwa obsługującej Klientów osobiście, albo przesyłką pocztową w rozumieniu art. 3 pkt 21 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe.
- Reklamację może również zgłaszać ustnie do protokołu podczas osobistej wizyty w każdej jednostce terenowej TUW „TUW” (wykaz placówek TUW) osoba uprawniona do reprezentowania Klienta.
W przypadku gdy osoba zgłaszająca zastrzeżenia ustnie podczas osobistej wizyty odmówi udzielenia informacji do protokołu lub jego podpisania, wówczas rozmowa przeprowadzona z pracownikiem Towarzystwa nie będzie traktowana jako reklamacja w rozumieniu Ustawy z dnia 15 grudnia 2017 r. dystrybucji ubezpieczeń. Nie ogranicza to w żaden sposób Klienta co do możliwości złożenia reklamacji na piśmie. - Reklamację może również zgłaszać ustnie – telefonicznie osoba uprawniona do reprezentowania Klienta, przy czym w celu uznania przeprowadzonej rozmowy telefonicznej za reklamację niezbędne będzie podanie przez Klienta informacji, jakie powinna zawierać reklamacja. Na tej podstawie pracownik TUW prowadzący rozmowę sporządzi protokół.
W przypadku gdy osoba zgłaszająca zastrzeżenia ustnie – telefonicznie odmówi udzielenia informacji do protokołu, wówczas rozmowa przeprowadzona z pracownikiem Towarzystwa nie będzie traktowana jako reklamacja w rozumieniu Ustawy o dystrybucji ubezpieczeń. Nie ogranicza to w żaden sposób Klienta co do możliwości złożenia reklamacji na piśmie. - Reklamację można również składać na innym trwałym nośniku. W przypadku reklamacji składanych pocztą elektroniczną, jako reklamacje w rozumieniu Ustawy o dystrybucji ubezpieczeń będą traktowane wyłącznie zastrzeżenia kierowane na adres reklamacje.osobyprawne@tuw.pl.
W przypadku zainteresowania uzyskaniem potwierdzenia wpływu do TUW „TUW” reklamacji, należy poinformować o tym TUW „TUW” w dowolnej formie.
Miejsce złożenia reklamacji:
Korespondencję należy kierować na adres wybranej jednostki terenowej TUW „TUW” (wykaz placówek TUW).
Termin udzielenia odpowiedzi:
Osoby zajmujące się obsługą reklamacji w TUW „TUW” dołożą wszelkich starań, aby rozpatrzyć reklamację bez zbędnej zwłoki tak szybko jak to możliwe, w sposób zapewniający rzetelność, prawidłowość i terminowość.
- TUW „TUW” rozpatruje reklamacje w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie odpowiedzi przed jego upływem.
- W szczególnie skomplikowanych przypadkach, uniemożliwiających rozpatrzenie reklamacji i udzielenie odpowiedzi w powyższym terminie, osoba ją składająca zostanie poinformowana:
- o przyczynie opóźnienia,
- o okolicznościach, które muszą zostać ustalone dla rozpatrzenia sprawy,
- o przewidywanym terminie udzielenia odpowiedzi, nie później niż w terminie 60 dni od dnia otrzymania reklamacji.
Sposób powiadomienia o rozpatrzeniu reklamacji:
Odpowiedź na reklamację sporządzana jest w postaci papierowej lub na innym trwałym nośniku, tj. m.in. pocztą elektroniczną.
Informacje dodatkowe:
- Pisma nie zawierające imienia i nazwiska (nazwy), adresu oraz podpisu pozostawia się bez rozpatrzenia. Pismo takie nie będzie uznawane przez Towarzystwo jako zgłoszenie reklamacji w rozumieniu Ustawy o dystrybucji ubezpieczeń.
- Osoba wnosząca reklamację zobowiązana jest do przedstawienia dokumentu uprawniającego go do występowania w imieniu osoby prawnej lub spółki niebędącej osobą prawną.
- Reklamacje wniesione przez osoby nieuprawnione pozostawia się bez rozpatrzenia. Osoba wnosząca reklamację zostanie jednak powiadomiona o przyczynach niemożności rozpatrzenia sprawy i uznania jej za zgłoszenie reklamacji w rozumieniu Ustawy o dystrybucji ubezpieczeń.
- TUW „TUW” podlega nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego.